Allgemeine Richtlinien für die Eröffnung von Konten und die Feststellung der Kundenidentität
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Anhang zur Publikation Nr. 85 des Basler Ausschusses, "Sorgfaltspflicht der Banken bei der Feststellung der Kundenidentität"
1. Der Basler Ausschuss für Bankenaufsicht verwies in seinem im Oktober 2001 veröffentlichten Papier Sorgfaltspflicht der Banken bei der Feststellung der Kundenidentität auf die Absicht der Arbeitsgruppe für das grenzüberschreitende Bankgeschäft1, Richtlinien für die Feststellung der Kundenidentität zu erarbeiten. Die Feststellung der Kundenidentität ist ein wesentliches Element eines wirksamen Sorgfaltspflichtssystems, das die Banken zur Absicherung gegen Reputations-, Geschäfts-, Rechts- und Konzentrationsrisiken einrichten müssen. Des Weiteren dient sie der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen gegen die Geldwäsche und ist eine Voraussetzung für die Identifizierung von Bankkonten im Zusammenhang mit der Terrorismusbekämpfung.
2. Es folgen Richtlinien für die Eröffnung von Konten und die Identifizierung von Kunden sowie allgemeine Anhaltspunkte für eine sachgerechte Praxis nach den Grundsätzen des Papiers Sorgfaltspflicht der Banken bei der Feststellung der Kundenidentität des Basler Ausschusses. Dieses von der Arbeitsgruppe für das grenzüberschreitende Bankgeschäft erstellte Dokument enthält nicht jeden denkbaren Einzelfall, sondern konzentriert sich stattdessen auf einige der Methoden, die Banken bei der Erarbeitung eines wirksamen Kundenidentifizierungssystems anwenden können.
3. Diese Richtlinien bilden einen Ausgangspunkt für Aufsichtsbehörden und Banken bei der Identifizierung von Kunden. Auf die übrigen Elemente des Papiers Sorgfaltspflicht der Banken bei der Feststellung der Kundenidentität, wie etwa die laufende Überwachung von Konten, wird hier nicht eingegangen. Diese Elemente sind jedoch beim Aufbau eines wirksamen Sorgfaltspflichtssystems sowie bei der Festlegung von Massnahmen zur Bekämpfung der Geldwäsche und der Finanzierung terroristischer Aktivitäten zu berücksichtigen.
4. Diese Richtlinien lassen sich entsprechend den Bedürfnissen von nationalen Aufsichtsbehörden, die Systeme zur Kundenidentifizierung entwickeln oder verbessern wollen, angleichen. Allerdings sollten sich die Aufsichtsbehörden bewusst sein, dass jedes Kundenidentifizierungssystem die unterschiedlichen Kundentypen (natürliche bzw. juristische Personen) und die unterschiedlichen Risikostufen, die sich aus der Geschäftsverbindung zwischen einem Kunden und einer Bank ergeben, in Betracht ziehen muss. Risikoreichere Transaktionen und Beziehungen, etwa mit politisch exponierten Personen oder Organisationen, werden natürlich einer sorgfältigeren Prüfung bedürfen als Transaktionen und Konten mit geringerem Risiko.
5. In den von den nationalen Aufsichtsbehörden erarbeiteten Richtlinien und Empfehlungen müssen sich auch die verschiedenen Transaktionsarten wiederfinden, die im nationalen Bankensystem am häufigsten vorkommen. So kann beispielsweise eine Kontoeröffnung von Kunden, die nicht persönlich vorsprechen, in dem einen Land stärker verbreitet sein als in einem anderen. Daher können die Verfahren zur Feststellung der Kundenidentität in den verschiedenen Ländern voneinander abweichen.
6. Bei einigen Identifizierungsdokumenten ist ein Betrug leichter möglich als bei anderen. Bei Dokumenten, die am ehesten gefälscht werden können, oder wenn sich die Gültigkeit eines oder mehrerer vorgelegter Dokumente nicht mit Sicherheit feststellen lässt, hat die Bank die vom Kunden vorgelegten Informationen durch zusätzlich verlangte Auskünfte oder mittels anderer Informationsquellen zu überprüfen.
7. Dokumente zur Kundenidentifizierung sind während mindestens fünf Jahren nach der Auflösung eines Kontos aufzubewahren. Alle Aufzeichnungen über finanzielle Transaktionen sind während mindestens fünf Jahren nach dem Datum der Transaktion aufzubewahren.
8. Diese Richtlinien sind in zwei Abschnitte unterteilt, die unterschiedliche Aspekte der Feststellung der Kundenidentität behandeln. In Abschnitt A wird beschrieben, welche Arten von Informationen bei natürlichen Personen, die Konten eröffnen oder Transaktionen vornehmen wollen, einzuholen und zu prüfen sind. In Abschnitt B wird beschrieben, welche Arten von Informationen bei juristischen Personen einzuholen und zu prüfen sind, wobei sich der erste Teil auf Gesellschaften und der zweite Teil auf andere Institutionen bezieht.
9. Alle in diesen Richtlinien verwendeten Begriffe entsprechen den Definitionen im Papier Sorgfaltspflicht der Banken bei der Feststellung der Kundenidentität.
10. Bei natürlichen Personen sind, soweit zutreffend, folgende Informationen einzuholen:
- Vor- und Nachnamen sowie etwaige andere verwendete Namen (z.B. Mädchenname);
- richtige ständige Adresse (und zwar die vollständige Adresse; ein Postfach ist nicht ausreichend);
- Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse;
- Geburtsdatum und Geburtsort;
- Staatsangehörigkeit;
- Beruf, bekleidetes öffentliches Amt und/oder Name des Arbeitgebers;
- amtliche persönliche Kennzahl oder andere unverwechselbare Kennzeichnung aus einem nicht abgelaufenen amtlichen Dokument (z.B. Reisepass, Personalausweis, Aufenthaltsgenehmigung, Sozialversicherungsakte, Führerschein), das ein Foto des Kunden enthält;
- Art des Kontos und Art der Geschäftsverbindung mit der Bank;
- Unterschrift.
11. Die Bank sollte diese Informationen nach mindestens einer der folgenden Methoden überprüfen:
- Bestätigung des Geburtsdatums durch ein amtliches Dokument (z.B. Geburtsurkunde, Reisepass, Personalausweis, Sozialversicherungsakte);
- Bestätigung der ständigen Adresse (z.B. Rechnung eines Versorgungsunternehmens, Steuerbescheid, Kontoauszug, Schreiben einer staatlichen Behörde);
- Kontaktaufnahme mit dem Kunden per Telefon, Post oder E-Mail zur Bestätigung der gemachten Angaben nach Eröffnung des Kontos (z.B. wären bei einem abgemeldeten Telefonanschluss, zurückgesandter Post oder falscher E-Mail-Adresse weitere Ermittlungen angezeigt);
- Bestätigung der Gültigkeit der vorgelegten amtlichen Dokumente durch eine hierzu befugte Person (z.B. Botschaftsangehöriger, Notar).
12. Die vorstehend angegebenen Beispiele sind nicht die einzigen Möglichkeiten. In bestimmten Rechtsordnungen kann es andere, gleichwertige Dokumente geben, die als zufrieden stellender Nachweis der Kundenidentität vorgelegt werden können.
13. Finanzinstitute müssen für Kunden, die nicht persönlich vorsprechen, ebenso wirksame Verfahren zur Feststellung der Kundenidentität anwenden wie für Kunden, mit denen sie ein persönliches Gespräch führen.
14. Anhand der in Absatz 10 aufgeführten Informationen sollten Finanzinstitute eine erste Bewertung des Risikoprofils eines Kunden vornehmen können. Besondere Aufmerksamkeit ist denjenigen Kunden zu widmen, bei denen ein höheres Risikoprofil ermittelt wurde; für diese Kunden sind zusätzlich die nachstehenden Erkundigungen oder Informationen erforderlich:
15. Für einmalige oder gelegentliche Transaktionen, bei denen die Höhe der Transaktion oder einer Reihe miteinander verbundener Transaktionen einen festgelegten Mindestgeldwert nicht übersteigt, kann es genügen, lediglich Namen und Adresse zu vermerken.
16. Die Regeln für die Annahme von Kunden sollten nicht so restriktiv gehandhabt werden, dass der Allgemeinheit dadurch die Inanspruchnahme von Bankdienstleistungen verwehrt wird, vor allem finanziell oder sozial benachteiligten Personen.
17. Die Grundsätze der Feststellung der Kundenidentität bei natürlichen Personen finden auch bei juristischen Personen aller Art Anwendung. Soweit im Folgenden die Identifizierung und Überprüfung natürlicher Personen berührt wird, sind die vorgenannten Richtlinien hinsichtlich dieser Personen ebenfalls anzuwenden.
18. Der Begriff juristische Person bezeichnet jede Rechtspersönlichkeit, die keine natürliche Person ist. Bei Berücksichtigung der Richtlinien zur Feststellung der Kundenidentität bei den verschiedenen Arten von juristischen Personen ist besonders auf die jeweiligen unterschiedlichen Risikostufen zu achten.
19. Bei Gesellschaften (d.h. Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften) sind folgende Informationen einzuholen:
- Firma;
- Hauptgeschäftssitz;
- Postanschrift;
- Telefon- und Faxnummern der Ansprechpartner;
- amtliche Identifizierungsnummer, soweit vorhanden (z.B. Steuerregisternummer);
- Gründungsurkunde und Satzung im Original oder als beglaubigte Kopie;
- Beschluss des obersten Verwaltungsorgans zur Eröffnung eines Kontos und Benennung der Zeichnungsberechtigten;
- Art und Zweck der Geschäftstätigkeit und ihre Rechtmässigkeit.
20. Die Bank sollte diese Informationen nach mindestens einer der folgenden Methoden überprüfen:
- für bestehende Gesellschaften – Kontrolle einer Kopie des aktuellen Geschäftsberichts und Abschlusses (wenn möglich in geprüfter Form);
- Erkundigungen durch eine Auskunftei oder Bestätigung der vorgelegten Dokumente durch eine namhafte und angesehene Anwaltskanzlei oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaft;
- Registeranfrage und/oder andere Erkundigungen beim Gewerbeamt bzw. Handelsregister, um sich zu vergewissern, dass die Gesellschaft nicht aufgelöst, abgewickelt oder liquidiert wurde oder erloschen ist bzw. zur Zeit ein solches Verfahren durchläuft;
- Nutzung unabhängiger Informationsquellen, etwa durch Zugriff auf öffentliche und private Datenbanken;
- Einholen von Referenzen bisheriger Banken;
- Besuch der Gesellschaft, falls durchführbar;
- Kontaktaufnahme mit der Gesellschaft per Telefon, Post oder E-Mail.
21. Des Weiteren sollte die Bank geeignete Vorkehrungen zur Überprüfung der Identität und Reputation eines Beauftragten treffen, der im Namen eines Firmenkunden ein Konto eröffnet, falls dieser Beauftragte kein Angestellter des Firmenkunden ist.
Kapitalgesellschaften/Personengesellschaften
22. Bei Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften wird grundsätzlich empfohlen, die näheren Umstände zu prüfen und festzustellen, wer Einfluss auf den Geschäftsbereich und das Vermögen der Kapitalgesellschaft/Personengesellschaft hat, einschliesslich der in letzter Instanz verantwortlichen Personen. Bei Kapitalgesellschaften ist besonders auf Aktionäre, Zeichnungsberechtigte oder andere Personen zu achten, die einen erheblichen Anteil an Kapital oder Finanzhilfen zuführen oder in anderer Weise massgeblichen Einfluss ausüben. Steht die Gesellschaft im Eigentum einer anderen Gesellschaft oder eines Trusts, sind geeignete Massnahmen zu treffen, um die näheren Umstände jener Gesellschaft oder jener Institution und die Identität der Geschäftsherren zu prüfen. Was einen in diesem Zusammenhang massgeblichen Einfluss darstellt, richtet sich nach der Art der Gesellschaft und kann sich auf Personen konzentrieren, die ohne besondere weitere Vollmachten mit der Verwaltung von Mitteln, Konten oder Anlagen betraut sind und in der Lage wären, interne Verfahren und Kontrollmechanismen ausser Kraft zu setzen. Bei Personengesellschaften ist die Identität jedes Gesellschafters festzustellen; darüber hinaus ist es wichtig, die Identität enger Familienmitglieder festzustellen, die über ihre Beteiligungen Einfluss nehmen.
23. Ist eine Gesellschaft an einer amtlichen Börse notiert oder ist sie ein Tochterunternehmen einer solchen Gesellschaft, so ist wahrscheinlich die Gesellschaft selbst als der zu identifizierende Geschäftsherr zu betrachten. Dabei ist allerdings zu berücksichtigen, ob in einer börsennotierten Gesellschaft der tatsächliche massgebliche Einfluss von einer Einzelperson, einer kleinen Personengruppe, einer anderen Gesellschaft oder einem Trust ausgeübt wird. In diesem Falle sollten auch diese Einfluss nehmenden natürlichen oder juristischen Personen als Geschäftsherren betrachtet und entsprechend identifiziert werden.
II. Andere Arten von Institutionen
24. Für die in Absatz 26 bis 34 genannten Kundengruppen sind ausser den Informationen, die zur Überprüfung der Identität der einzelnen Geschäftsherren benötigt werden, folgende Informationen einzuholen:
- Name der Institution;
- Postanschrift;
- Telefon- und Faxnummern der Ansprechpartner;
- amtliche Identifizierungsnummer, soweit vorhanden (z.B. Steuerregisternummer);
- Beschreibung des Zwecks/der Tätigkeiten des Kontoinhabers (z.B. in einer formellen Satzung);
- Kopie eines Belegs für die rechtmässige Existenz des Kontoinhabers (z.B. Register gemeinnütziger Einrichtungen).
25. Die Bank sollte diese Informationen nach mindestens einer der folgenden Methoden überprüfen:
- Einholen einer unabhängigen Bestätigung der vorgelegten Dokumente durch eine namhafte und angesehene Anwaltskanzlei oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaft;
- Einholen von Referenzen bisheriger Banken;
- Zugriff auf öffentliche und private Datenbanken oder amtliche Quellen.
26. Wird das Konto für ein Programm für betriebliche Altersvorsorge bzw. Arbeitnehmervergünstigungen oder für einen Aktienoptionsplan beantragt, sind der Treuhänder und alle anderen Personen, die Einfluss auf die Geschäftsverbindung nehmen (z.B. Verwalter, Fondsmanager und Zeichnungsberechtigte) als Geschäftsherren zu betrachten und die Bank hat Massnahmen zur Überprüfung ihrer Identität zu treffen.
Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit und Genossenschaften
27. Sind diese Institutionen Antragsteller für ein Konto, gelten als zu identifizierende Geschäftsherren diejenigen Personen, die das Vermögen der Institution kontrollieren oder einen massgeblichen Einfluss darauf haben. Dazu gehören häufig Vorstandsmitglieder sowie leitende Angestellte und Zeichnungsberechtigte.
Gemeinnützige Einrichtungen, Vereine und Verbände
28. Werden Konten für gemeinnützige Einrichtungen, Vereine und Verbände eröffnet, hat die Bank angemessene Vorkehrungen zur Identifizierung und Überprüfung der Institution selbst sowie von mindestens zwei ihrer Zeichnungsberechtigten zu treffen. Als zu identifizierende Geschäftsherren gelten diejenigen Personen, die das Vermögen der Institution kontrollieren oder einen massgeblichen Einfluss darauf haben. Dazu gehören häufig Mitglieder des Aufsichtsgremiums oder -ausschusses, der Präsident, Vorstandsmitglieder, der Schatzmeister und alle Zeichnungsberechtigten.
29. In allen Fällen ist durch eine unabhängige Überprüfung sicherzustellen, dass die beteiligten Personen tatsächlich Vertreter der Institution sind. Auch der Zweck der Institution ist von unabhängiger Seite zu bestätigen.
30. Bei der Eröffnung eines Kontos für einen Trust hat die Bank angemessene Vorkehrungen zur Überprüfung der Treuhänder, Treugeber (einschl. Personen, die Vermögenswerte in den Trust einbringen), allfälligen Protektoren, Begünstigten und Zeichnungsberechtigten zu treffen. Begünstigte sind zu identifizieren, wenn sie ausdrücklich genannt werden. Bei einer Stiftung sind Massnahmen zur Überprüfung des Gründers, der Mitglieder des Führungsorgans und der Begünstigten erforderlich.
31. Eröffnet ein professioneller Intermediär ein Kundenkonto im Namen eines einzelnen Kunden, ist dieser Kunde zu identifizieren. Professionelle Intermediäre führen häufig "Sammelkonten" im Namen mehrerer Institutionen. Wenn die Mittel eines solchen Intermediärs innerhalb einer Bank nicht zusammengefasst werden, sondern über "Unterkonten" verwaltet werden, die den einzelnen wirtschaftlich Berechtigten zugeordnet werden können, müssen alle wirtschaftlich Berechtigten des vom Intermediär geführten Kontos identifiziert werden. Sind die Mittel zusammengefasst, hat die Bank die wirtschaftlich Berechtigten zu überprüfen; unter bestimmten Umständen, die in den Richtlinien der Aufsichtsbehörde erläutert werden, braucht die Bank möglicherweise nicht über den Intermediär hinaus nachzuforschen (z.B. wenn der Intermediär gegenüber seinen Kunden die gleichen Standards hinsichtlich der Sorgfaltspflicht zu erfüllen hat wie die Bank).
32. Wenn solche Umstände bestehen und ein Konto für eine offene oder geschlossene Investmentgesellschaft, einen offenen Investmentfonds oder eine Kommanditgesellschaft eröffnet wird, die gegenüber ihren Kunden die gleichen Standards hinsichtlich der Sorgfaltspflicht zu erfüllen hat wie die Bank, sind die nachstehenden natürlichen oder juristischen Personen als Geschäftsherren zu betrachten und von der Bank zu identifizieren:
- der Investmentfonds selbst;
- die Mitglieder des Verwaltungsorgans oder eines Aufsichtsgremiums, wenn es sich um eine Investmentgesellschaft handelt;
- die Treuhänder, wenn es sich um einen offenen Investmentfonds handelt;
- der geschäftsführende Gesellschafter (Komplementär), wenn es sich um eine Kommanditgesellschaft handelt;
- Zeichnungsberechtigte;
- andere Personen, die Einfluss auf die Geschäftsverbindung nehmen, z.B. ein Fondsverwalter oder -manager.
33. Sind andere Anlagemedien beteiligt, hat die Bank gegebenenfalls die gleichen Vorkehrungen wie in Absatz 32 zu treffen. Darüber hinaus müssen alle geeigneten Schritte zur Identitätsprüfung der wirtschaftlich Berechtigten und der Verfügungsberechtigten in Bezug auf die Mittel unternommen werden.
34. Intermediäre sind als einzelne Kunden der Bank zu behandeln, und die Situation des Intermediärs ist gesondert zu prüfen; hierzu sind die in den vorstehenden Absätzen 19-20 aufgeführten Informationen einzuholen.
1 Die Arbeitsgruppe für das grenzüberschreitende Bankgeschäft ist eine gemeinsame Initiative des Basler Ausschusses und der Offshore-Gruppe von Bankenaufsichtsbehörden.